CANAL DE DENUNCIAS ANÓNIMAS

Acceso a portal público de denuncias

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CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

AFJ HEALTH & SAFETY, S.L.U. (en adelante, AFJ) – CIF B87172334 como responsable del tratamiento del presente canal de denuncias, utiliza la herramienta Canal Ético para administrar su Canal de Denuncias y de Cumplimiento Normativo.

Canal Ético se encuentra albergada en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal. Le informamos  que tratamos la información que nos facilite (así como los datos personales de otras personas que nos pudiera facilitar) con la máxima confidencialidad y respeto a la normativa vigente en materia de protección de datos para la gestión de la correspondiente denuncia a través del presente Canal Ético, relativa a conductas presuntamente ilícitas o vulneraciones de la normativa vigente, así como, en su caso, para su posterior tramitación ante los organismos pertinentes para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

La persona interesada podrá acceder, rectificar y suprimir los datos, así como limitar, retirar u oponerse al tratamiento conforme a los procedimientos establecidos en la Política de Privacidad a la que puede acceder a fin de obtener más información en materia de protección de datos.  

Con la aceptación y/o validación del proceso, declara que los datos facilitados son veraces, completos y actualizados, ser mayor de 14 años y/o disponer de capacidad jurídica en nombre de la persona titular de datos y consiente expresamente el tratamiento de datos conforme a lo establecido en la presente cláusula y Política de Privacidad asociada. Para más información, no dude en ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos del responsable de tratamiento a través del contacto info@afjprevencion.com 

¿Quién es el responsable de tratamiento de sus datos?

Identidad de Responsable de Tratamiento:   AFJ HEALTH & SAFETY, S.L.U. (en adelante, AFJ) – CIF B87172334  
Dirección Postal: C/Loeches, 65.9. Alcorcón, 28935. Madrid
Correo electrónico de Protección de Datos: info@afjprevencion.com

¿Con qué finalidad tratamos los datos personales que nos facilita? 

Tramitar sus denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas (en adelante, sus comunicaciones) conforme al procedimiento descrito en la presente política de privacidad.

El receptor de las comunicaciones/ denuncias será el órgano de cumplimiento del responsable de tratamiento, quien respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial. Por ello, informa a las personas usuarias de Canal Ético de que:

  • En cumplimiento de lo que dispone la normativa de protección de datos de carácter personal, tratamos sus datos, la información que nos facilite (así como los datos personales de otras personas que nos pudiera facilitar) con las finalidades especificadas en la presente política de privacidad.
  • No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

¿Cuánto tiempo conservamos los datos facilitados?

Los datos de quien formule la comunicación de una denuncia y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica de AFJ, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (en adelante LOPDGDD).

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

La base legal para el tratamiento de sus datos es el cumplimiento de la solicitud que nos formula en su comunicación. Los datos solicitados son necesarios para la correcta gestión del canal ético.

Cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento” conforme el art 6.1.e ) RGPD.

Satisfacer un interés legítimo del Responsable: Supuestos de interés legítimo en los que el responsable pudiera ser parte perjudicada y fuera necesario el tratamiento y la comunicación de los datos del incumplidor a terceros a fin de gestionar el cumplimiento normativo y la defensa de los intereses del responsable de tratamiento, así como supuestos de interés legítimo de tratamientos específicos contemplados en la LOPDGDD: Artículo 24 Sistemas de información de denuncias internas.

Su consentimiento inequívoco a través de la configuración de su comunicación como “No Anónimo” para que Canal Ético trate sus datos personales con la finalidad de gestionar sus denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas (comunicaciones), siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el órgano de cumplimiento de  AFJ.

¿A qué destinatarios se pueden comunicar sus datos?

Organizaciones o personas directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento: Colaboradores y Entidades Subcontratadas para la gestión del canal ético, asesores, consultores y auditores del sistema de cumplimiento normativo de la organización.

Canal Ético se encuentra albergada en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal.

Canal de Denuncias Compliance (Las denuncias sobre vulneración de normativa y código de conducta son transmitidas órgano de cumplimiento de AFJ): El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan. 

Fuerzas y Cuerpos de Seguridad: En la medida en que fuera requerido un derecho de acceso justificado en la investigación de un incumplimiento normativo.

¿Bajo qué garantías se comunican sus datos?

La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que las personas usuarias introducen en el aplicativo Canal Ético y su consentimiento inequívoco para que AFJ los trate con la finalidad de gestionar sus denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas (comunicaciones), siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el órgano de cumplimiento de AFJ.

Mediante la aceptación de esta política, las personas usuarias garantizan que los datos personales facilitados son verdaderos, ciertos, completos y actualizados y que comunicarán cualquier modificación en ellos a la mayor brevedad posible.

Así mismo, con la aceptación y/o validación del proceso de tramitación de la comunicación habilitado en el formulario del canal ético, declara ser mayor de 14 años, disponer de capacidad jurídica* y consiente expresamente el tratamiento de datos conforme a lo establecido en la cláusula e información adicional sobre protección de datos. (*) En los casos en los que represente a un menor de 14 años o a una persona con incapacidad jurídica, declara responsablemente disponer de la patria potestad o tutela del menor o de la representación legal jurídica correspondiente, cuya justificación podrá ser requerida por parte del Responsable de Tratamiento a fin de legitimar el consentimiento aceptado.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.

El órgano de cumplimiento de AFJ no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el formulario web que recoge los datos personales de la persona denunciante salvo que:

  • Sea requerida para ello, judicialmente o la autoridad competente.
  • El órgano de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
  • Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e. en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento de AFJ facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

La comunicación de datos que pudiera realizarse a otros terceros y/o encargados de tratamiento se realiza a entidades que acrediten la disposición de un Sistema de Protección de Datos de Carácter Personal acorde a la legalidad vigente.

¿Cuáles son sus derechos?

Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Si desea ejercitar sus derechos, por favor, diríjase al canal establecido para el ejercicio de derechos indicado en la presente Política de Privacidad como “Correo Electrónico de Protección de Datos” conforme a los procedimientos establecidos a fin de que pueda dar respuesta a su solicitud de forma gestionada.

¿Cómo se guardan sus datos personales de forma segura?

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de los posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Canal Ético (albergado en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal) adopta las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por el responsable de tratamiento, según lo acordado en el contrato de prestación de servicios y de encargado de tratamiento y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Por su parte, el responsable de Tratamiento ha formalizado acuerdos para garantizar que tratamos sus datos personales correctamente y de acuerdo con la normativa vigente de protección de datos. Estos acuerdos reflejan las respectivas funciones y responsabilidades en relación con sus datos, y contemplan qué entidad se encuentra en la mejor posición para cumplir con sus necesidades. Estos acuerdos no afectan a sus derechos en virtud de la ley de protección de datos.

Sólo personas autorizadas del órgano de cumplimiento normativo, personal autorizado de terceros directamente contratados por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento (que tienen la obligación legal y contractual de guardar toda la información de forma segura) tienen acceso a sus datos personales. Se exige a todo el personal AFJ que tiene acceso a sus datos personales que se comprometa a respetar la Política de Privacidad del responsable de Tratamiento y la normativa de protección de datos y a todos los empleados de Terceros que tienen acceso a tus datos personales que firmen los compromisos de confidencialidad en los términos establecidos en la legislación vigente. Además, se asegura contractualmente que las empresas de terceros que tienen acceso a sus datos personales los mantengan de forma segura. Para asegurarnos de que sus datos personales están protegidos, Ithikios como encargado de tratamiento del Canal Ético que trata sus datos personales dispone de un entorno de seguridad y adopta las medidas necesarias para evitar accesos no autorizados. Para obtener más información sobre estos acuerdos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Protección del denunciante. Prohibición de Represalias

Los denunciantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de la aplicación del Canal Ético estarán protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por el motivo de las denuncias realizadas.

La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.

Confidencialidad sobre la identidad del denunciante

Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad del denunciante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad del denunciante.

Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante.

Recepción de las denuncias

Todas las denuncias que se comuniquen a través de Canal Ético serán recibidas por el órgano de cumplimiento de AFJ, que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. El órgano de cumplimiento está formado por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida.

Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito objetivo del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.

En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el órgano de cumplimiento acordará su admisión a trámite.

Los datos de quien formule la comunicación y de las personas empleadas y terceros se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 del artículo 24 de la LOPDGDD, para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.

Cualquier persona que haya sido objeto de denuncia será informada con carácter inmediato sobre (i) la recepción de la denuncia, (ii) el hecho del que se le acusa, (iii) los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la denuncia y (iv) cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.

No obstante lo anterior, si – a juicio del órgano de cumplimiento – existe riesgo de que la notificación al denunciado comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca. En todo caso, el plazo para informar al denunciado no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la denuncia, con la posibilidad de extender dicho plazo a un máximo de tres (3) meses si existen razones justificadas para ello. Todo ello sin perjuicio de que, a la vista de las circunstancias concretas, la ley establezca la obligación de observar un plazo superior. 

Investigación de los hechos denunciados

Admitida a trámite la denuncia, se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados.

Propuesta de resolución

Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, se formulará una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre las medidas a adoptar de acuerdo con la normativa vigente.

Decisión de las medidas a adoptar

Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.

En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.

Ejecución de la sanción

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador en los términos previstos en la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos de la sociedad en la que esté contratado el empleado denunciado.